Jubileumfeest 25 jaar CNS

CNS organiseert een inspirerend event “ Blik op de Toekomst “ ter gelegenheid van haar 25e jubileum.

Op 25 juni aanstaande kijken wij graag samen met onze klanten en relaties terug naar hoe het ooit begon, waar we nu staan en waar we naartoe gaan. Nederlands bekendste trendwatcher Adjiedj Bakas neemt ons mee in de toekomst van vastgoed en CNS geeft op geheel eigen wijze een blik op de toekomst. Dit feest wilt u toch niet missen? Meer weten over wat we allemaal gaan doen? Of direct inschrijven! Dat kan nog steeds!

SSW meer tijd door dataproject

SSW over dataproject met CNS

“Meer tijd nu voor aandacht aan processen”

Woonstichting SSW in Bilthoven omarmde kortgeleden een nieuw primair systeem. Voor het benodigde datawarehouse in dit digitaliseringsproject kwam de corporatie uit bij CNS. Tijdens de implementatie bleek dat CNS de oude technologie inruilde voor Power BI. “We hebben toen besloten om deze veelzijdige en gebruikersvriendelijke tool te gaan gebruiken voor onze rapportages.” Lees hier de hele klantcase.

Foto: Woonstichting SSW

Workshop Power BI 27 juni 2019

CNS organiseert diverse workshops voor corporaties. Deelnemers kunnen onder andere kennismaken met de mogelijkheden van Power BI. Binnen de workshop worden de nieuwste ontwikkelingen die Power BI heeft doorgemaakt meegenomen. Maar ook aandacht voor wat er bij komt kijken om medewerkers in een corporatie optimaal gebruik te laten maken van de mogelijkheden. Power BI wordt stapsgewijs geïntroduceerd. Ook voor gebruikers met enige ervaring is er voldoende uitdaging in deze praktische workshop.

Voor de zomer hebben we nog een workshop ingepland op 27 juni. Inschrijven kan nu nog! Direct inschrijven!

CNS biedt deze workshop ook aan als Incompany workshop. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ilse.van.der.steen@cns.nl / 06-24863383

Beleid maken op basis van data

Managementinformatie en woonruimteverdeling: twee werelden die nauw met elkaar verbonden zijn. Hoe haal je het maximale uit je data en zorg je ervoor dat de woningzoekende beter geholpen kan worden? CorporatieGids.nl sprak daarover met directeur Jolanda van Loon (foto rechts) en Coördinator Informatievoorziening en Financiën Thamar Hoekema (foto links) van de Sociale Verhuurders Haaglanden (SVH), verantwoordelijk voor de belangenbehartiging en woonruimteverdeling in de regio.

Het werd een afscheidsinterview toen bleek dat zowel Jolanda als Thamar na ruim tien jaar dienst eind april afscheid zouden nemen bij SVH. Op de vraag wat volgens hen anno 2019 de rol is van managementinformatie bij woonruimteverdeling, vertelt Jolanda: “Voor SVH dient managementinformatie twee doelen: ten eerste de resultaten en prestaties van onze leden – vijftien corporaties in de regio Haaglanden – verantwoorden naar onze stakeholders en de buitenwereld, en daarnaast ons beleid goed onderbouwd uitvoeren, evalueren en indien nodig bijstellen op basis van feiten.”

Grote lijnen
Volgens Thamar kijkt SVH meer naar het grote plaatje bij het gebruik van managementinformatie dan een enkele corporatie. “Een corporatie heeft haar eigen huurders, terwijl wij de woningzoekenden in het vizier hebben. Wij sturen op het gemeenschappelijke regionale niveau en hebben het over de grote ontwikkelingen op de woningmarkt, zoals het tekort aan betaalbare grote woningen of oplopende wachttijden. De deelnemende corporaties kunnen daar vervolgens individueel hun beleid op afstemmen.”

Feiten
Door gebruik te maken van managementinformatie, hoef je geen besluiten te nemen op basis van onderbuikgevoelens of politieke ambitie vertelt Jolanda. “Je komt van alles te weten over woningzoekenden, hun zoekgedrag en wensen maar ook over de woningvoorraad en de populariteit van complexen. Daarnaast zie je direct de gevolgen van minder nieuwbouw en oplopende wachttijden.”

“Deze informatie wordt vervolgens gepresenteerd waarbij een advies wordt gegeven welke richting we op zouden moeten gaan,” gaat Thamar verder. “De meerwaarde daarvan is dat je bijvoorbeeld een groep woningzoekenden kunt helpen die anders in de knel komt te zitten, zoals grote gezinnen die op zoek zijn naar een woning.”

Monitoring en beleidsvorming
Op de vraag hoe SVH het gebruik van managementinformatie heeft ingericht, vertelt Thamar: “Aan de ene kant hebben wij te maken met monitoring van prestatieafspraken die wij samen met de corporaties en gemeenten in de regio gemaakt hebben. Anderzijds hebben wij te maken met beleidsvorming. Door monitoring kan achteraf bijgestuurd worden, bij beleidsvorming kan dat tussendoor. Een belangrijk onderdeel daarbij is ons Datawarehouse van CNS waarin wij rapporten gebruiken voor analyse en het ontdekken van trends, om indien nodig te kunnen bijsturen.”

Doorstromers
Een voorbeeld van het bijsturen van beleid, is het geven van meer kansen aan doorstromers. Jolanda: “In de regio Haaglanden is de vraag groter dan het aanbod. En er kan niet zomaar wat bijgebouwd worden. Daarom moeten we manieren bedenken om te zorgen dat mensen doorstromen om anderen een kans te geven op de woningmarkt. Wij hebben na onderzoek ervoor gekozen om doorstromers vijf jaar woonduur mee te geven bij hun inschrijving. Daardoor staan ze hoger op de wachtlijst, en dit brengt verhuizingen op gang.” Thamar kwantificeert de maatregel: “Wij hebben met behulp van onze data gesimuleerd wat het zou betekenen als we de positie van doorstromers niet zouden bevorderen. In dat geval zouden ongeveer 1.000 woningen minder gemuteerd worden omdat we meer starters dan doorstromers helpen, wat gelijkstaat aan ongeveer tien procent minder aanbod in onze regio.”

Gegevens van woningzoekenden
ICT heeft vanzelfsprekend een grote rol bij het gebruik van managementinformatie. Jolanda: “Wij gebruiken hiervoor de gegevens van woningzoekenden en hun zoek- en reactiegedrag. Ook de gegevens van de woningvoorraad van de SVH-corporaties wordt gebruikt. We borgen de datakwaliteit door de data ieder kwartaal te controleren en twee keer per jaar de gegevens van de voorraad op te vragen. Wij doen de uitvraag bij de corporaties en zorgen dat de data rechtstreeks in ons woonruimteverdelingspakket van Zig komt. Dat wordt vervolgens real time naar ons Datawarehouse gezonden.”

Verborgen kennis
Een van de doelen voor SVH de komende periode is managementinformatie toegankelijker maken. Op de vraag wat dat precies inhoudt, vertelt Thamar: “Corporaties hebben zelf toegang tot de regionale managementinformatie. Zij kunnen zien hoe de data eruit ziet die zij ingeven, wat de volledigheid en nauwkeurigheid vergroot. Daarnaast kunnen zij zelf ook trends ontdekken en de data gebruiken voor interne analyse. Maar ze gebruiken dat nog te weinig.”

“We denken ook dat er nog veel kennis ‘verborgen’ zit in onze systemen waarmee corporaties in hun voorraadontwikkeling kunnen sturen,” vult Jolanda aan. “Vaak worden grote onderzoeken gedaan over de woningmarkt, en wij merken dat we dit soort onderzoeken kunnen verrijken door de woonwensen van onze woningzoekenden boven tafel te halen. Zowel uit de bestaande data als zoek- en reactiegedrag, maar ook door hen te enquêteren. Daardoor kun je gewenste ontwikkelingen uit de voorraad beter in beeld brengen.”

Power BI
SVH maakt binnenkort ook de stap naar Power BI van CNS. Thamar: “Dit zie ik als een innovatieslag waardoor wij meer met beschikbare data kunnen doen. Power BI heeft veel mooie dashboards waarbij je in één oogopslag de stand van zaken kunt zien. Daarnaast hebben we zoveel data en gebruiken we die naar onze mening nog minimaal. Door dit te koppelen met andere systemen en databestanden kunnen wij hier meer mee doen. Je krijgt hierdoor nog meer kennis en deskundigheid op het gebied van woonruimteverdeling, en dat kan weer ingezet worden voor verbetering van het beleid.”

Volledige en nauwkeurige data
“De komende jaren zal managementinformatie bij woonruimteverdeling steeds belangrijker worden,” vertelt Thamar op de vraag hoe zij de sector ziet veranderen. “Je kunt namelijk alleen goed beleid maken op basis van volledige en nauwkeurige data. Kennis is wat dat betreft macht.”

Jolanda vult haar collega aan: “Het is goed je gevoel te volgen, maar nog beter om op basis van feiten beslissingen te nemen. Daar is voor de woningzoekende uiteindelijk ook beter. Zo kunnen we hen meer duidelijkheid geven over hun kansen en verwachtingen managen. Daarnaast kunnen we op basis van hun wensen en de woningvoorraad die corporaties hebben de woningen toevoegen die écht nodig zijn. Daarmee werk je efficiënter en dat scheelt maatschappelijk geld.”

Vanaf 1 mei zijn Jolanda en Thamar niet meer werkzaam bij SVH. Jolanda gaat aan de slag als directeur van ROOM, een landelijke website voor studentenhuisvesting. Thamar gaat aan de slag als Concern Controller bij woningcorporatie Havensteder.

Liever het originele bericht lezen? Kijk hier. Bron: CorporatieMedia | Foto: SVH

Standaard Modules voor het Strategisch Dashboard van CNS

Deel 4 – Verhuurproces

Nieuw is het CNS-platform met Standaard Modules voor basisrapportages over de belangrijkste processen binnen woningcorporaties. De modules bieden niet alleen basisinformatie, maar ook strategische stuurgegevens en selfservice BI (business intelligence) voor innovatieve analysemogelijkheden. De gevraagde informatie uit deze gelaagde modules komen samen in het digitale Strategisch Dashboard.

In een serie belichten we kort de verschillende Standaard Modules. Aflevering 4 gaat over de module Verhuurproces.

Wat biedt de module? Wat kun je ermee?

Basisinformatie – Die gaat over alle relevante onderwerpen binnen woonruimteverdeling vanaf het leegmelden van een eenheid tot het tekenen van het nieuwe huurcontract. De module bevat alle gegevens over de aangeboden eenheden, passieve en actieve woningzoekenden, nieuwe huurcontracten, weigeringen, advertenties en reacties. Alle kenmerken en meetwaarden zijn goed gedocumenteerd, waardoor belanghebbenden binnen corporaties en gemeenten goed in staat zijn om zelf rapporten en analyses te maken over bijvoorbeeld de weigeringen per locatie, de zoektijd voor grote gezinnen en de slaagkans voor woningzoekenden met de laagste inkomens.

Strategische informatie – Hier gaat het om alle belangrijke KPI’s over de woonruimteverdeling vanuit verschillende belanghebbenden. Je krijgt eenvoudig inzicht in bijvoorbeeld de verhouding tussen reguliere toewijzingen en die op basis van voorrang of lokaal beleid. Ook het effect van het beleid rond doorstromers en starters is zichtbaar. Daarnaast is het mogelijk de regionale prestatieafspraken te verantwoorden.

Innovatie – CNS maakt het mogelijk om de gegevens uit de module te combineren met andere databronnen, zoals het ERP. Hiermee krijg je een compleet beeld over bijvoorbeeld de ondersteuning van assetmanagement. De combinatie van een duidelijk en compleet datamodel met de zeer gebruiksvriendelijke tool Power BI maakt het mogelijk voor belanghebbenden hun eigen rapportage samen te stellen. Daarnaast kan CNS met behulp van data science een rol spelen bij het maken van voorspellende analyses over beleidseffecten. Die voorspellingen stellen je in staat het beleid veel gerichter te maken en de stakeholders beter te adviseren.

Kennissessie 16 april in Vianen goed bezocht

Tijdens Corporatiegids Kennis Live was er veel belangstelling voor de kennissessie over “De data- en kwaliteit gedreven corporatie”. Jasper Meekels van Stadgenoot deelde zijn ervaringen en visie om data slim in te zetten voor een zo efficiënt mogelijke bedrijfsvoering. Daarbij maakt Stadgenoot gebruik van het CNS datawarehouse, DQ Monitor (datakwaliteit) en de corporatie specifieke BI kennis van CNS.

Betere beslissingen nemen door actueler inzicht in rapportages

Het belang van BI bij woningcorporaties is de laatste jaren steeds duidelijker geworden. Maar de manier waarop dit moet worden ingevuld is lastiger te beantwoorden. Woningcorporatie Welbions uit Hengelo richt momenteel haar sturingsprocessen zo in dat het op ieder moment beschikt over actuele sturingsinformatie. CorporatieGids.nl ging daarover in gesprek met Informatiemanager Pascal Butterhoff: “Je kunt meer met informatie en data doen dan vaak gedacht wordt.”

Volgens Pascal is het gebruik van BI onmisbaar geworden bij woningcorporaties. “Het is niet dat wanneer je het niet hebt huizen omvallen, maar het is wel noodzakelijk om de enorme hoeveelheid informatie en data die je hebt goed te gebruiken en de organisatie te kunnen sturen. Daarnaast gebruik je veel informatie die je ook nodig hebt voor wettelijke verantwoording, zoals het toewijzen van een woning.”

Eén waarheid creëren
Welbions verkeert momenteel nog in een ‘flink verouderde situatie’ wat betreft de manier waarop rapportages worden samengesteld, beschrijft Pascal. “We houden in Excel-bestanden de wijsheid bij. Het verzamelen en presenteren van informatie gaat handmatig, waardoor vooral hier nog stappen gemaakt kunnen worden. Daarnaast zijn definities een aandachtspunt. Als ik bijvoorbeeld praat over verkochte woningen, kan zo’n term drie verschillende antwoorden krijgen. Het creëren van één waarheid binnen de organisatie is een vereiste.”

Continu inzicht
Omdat veel handelingen nog handmatig gedaan moeten worden, kunnen de Twentenaren één keer per vier maanden rapporteren. “Die frequentie willen wij omhoog brengen,” vertelt Pascal. “Medewerkers willen vaker dan eens per vier maanden weten hoe het ervoor staat. Daarbij willen wij ook de manier waarop informatie gepresenteerd wordt verbeteren. Nu is bijvoorbeeld huurderving nog een hard cijfer is een Word- of Excel-bestand. Maar je wilt op detailniveau kunnen ‘doorklikken’ op zoek naar informatie, bijvoorbeeld hoeveel huurderving er is en waardoor dat komt. Juist daardoor kun je goede beslissingen nemen en zaken positief beïnvloeden.”

Bewustwording
De eerste stap in deze professionaliseringsslag is bewustwording. “Je moet als organisatie goed doorhebben dat je meer met informatie en data kunt doen dan momenteel het geval is. Daarbij is het nodig om afspraken met elkaar te maken over wat ‘de waarheid’ is en wat definities zijn. Ik merk dat mensen vaak niet beseffen dat je voor sturing minder informatie nodig hebt dan gedacht wordt. Goed kijken naar wat nodig is om je doelstellingen te bereiken, is dus ook essentieel. Pas wanneer je dit helder hebt, kun je BI technisch neerzetten.”

Data op orde
Welbions was in 2017 druk bezig met de implementatie van een nieuw ERP-systeem. “Daar lag toen onze focus op. Vorig jaar waren we hiermee klaar, en hadden we tijd om stuurinformatie op te pakken. Tegelijkertijd wilden we aan de slag met datakwaliteit.” De Twentenaren deden vervolgens een nulmeting, waaruit bleek dat de datakwaliteit al redelijk op orde was: “Bij de implementatie van ons nieuwe ERP-systeem was veel informatie namelijk al geactualiseerd, en verkeerde info door de conversie weggevallen. Het is nu taak dit nog verder op orde te krijgen.”

Standaardpakket rapportages
Bij de professionalisering werkt Welbions nauw samen met CNS: “Samen met hen hebben we onder andere een inventarisatie gedaan naar onze behoeften,” legt Pascal uit. “We willen namelijk graag met BI aan de gang, maar weten niet precies wat mogelijk is. CNS biedt daarbij uitkomst omdat ze onder andere een standaardpakket hebben met de meest voorkomende rapportages voor corporaties. Dit is out of the box beschikbaar, en geeft ons een mooie basis om verder op te bouwen. Momenteel zijn wij met een proof of concept hiervan bezig, waarmee wij medewerkers hieraan willen laten wennen en kijken hoe wij BI verder binnen de organisatie kunnen uitrollen.”

Niet vanaf nul beginnen
Daarnaast werkt Welbions ook samen met haar Twentse collega’s Domijn en De Woonplaats. “Wij werken bij verschillende onderwerpen al met elkaar samen, zoals de implementering van de marktwaarde en beleidswaarde of de scheiding tussen DAEB en niet-DAEB. Elke twee weken zit ik als informatiemanager samen met mijn vakcollega’s van deze corporaties, en dan komen onderwerpen als BI en datakwaliteit ook langs. Door ervaringen met elkaar uit te wisselen, hoeven wij niet vanaf nul te beginnen. Vooral De Woonplaats is al geruime tijd bezig met het gebruik van sturingsinformatie, en wij kunnen ons daaraan optrekken.”

Data voor je laten werken
Volgens Pascal is de corporatie momenteel druk bezig met het implementeren van de proof of concept, en kijkt het naar hoe BI verder uitgerold kan worden. “Een volgende stap kan namelijk zijn dat wij meer gebruikmaken van geografische data, waarmee je kunt zien hoe een huis of straat eruit ziet en zaken die geplot kunnen worden op een kaart worden meegenomen. Daarnaast kun je via big data ook kijken naar predictive analytics, en voorspellingen doen over bijvoorbeeld welke mensen binnenkort hun huur opzeggen. BI wordt daarnaast steeds minder iets dat ‘alleen’ van de corporatie is, maar ook wordt gedeeld met andere partijen zoals de gemeente en verantwoordingsinstanties. Op die manier laat je de enorme hoeveelheid data en informatie waarover je beschikt pas echt voor je werken.”

Liever het originele bericht lezen? Kijk hier. Bron: CorporatieMedia | Foto: Welbions

Datagedreven werken: ontdekken, leren en doen

Bij woningcorporatie Actium in Assen dromen ze van datagedreven werken. De weg ernaar toe is ingezet en wordt stapsgewijs afgelegd. “Onder meer door de basis goed neer te zetten en onze datakwaliteit verder te verbeteren”, zegt IT-teamleider Edwin Miedema. CNS biedt Actium de helpende hand met een interne datawarehouse-oplossing.

Dit jaar moet het gebeuren bij Actium dat met 170 medewerkers circa 16.000 woningen in Friesland en Drenthe beheert. “Interne data en big data, we moeten ermee aan de slag”, licht Edwin Miedema toe. “Wat is de voorspellende waarde van data? Wat gaat er gebeuren en hoe kunnen we ontwikkelingen beïnvloeden?” Hij weet als geen ander dat het belangrijk is dat de basisdata intern op orde is. Als Edwin de datakwaliteit van Actium een cijfer moet geven, afgezet tegen die bij andere corporaties, zegt hij zonder aarzeling een 7. ”We hebben zaken voor elkaar, maar we hebben ook zicht op wat er nog niet goed is. Nu we samen met CNS met de migratie naar Power BI aan de slag zijn, biedt dit project ook de mogelijkheid om te kijken naar wat de nieuwe datawarehouse-oplossing voor onze datakwaliteit kan betekenen.”

Power BI
Actium zit momenteel midden in de migratie naar Power BI (business intelligence). Het bestaande dashboard voor de interne sturing van Actium wordt in het nieuwe Power BI-jasje gehesen. Ook de set standaardrapporten die voor iedere corporatie hetzelfde is, is hierin opgenomen, aldus Edwin. Zijn collega Gerald Kamphuis, die de migratie begeleidt, vindt Power BI zijn favoriete visualisatietool omdat die betaalbaar is én laagdrempelig voor gebruikers. “Wij dromen van datagedreven (leren) werken als organisatie. Dat betekent dat BI of het werken met data niet alleen in het domein van IT moet zitten, maar gewoon in de lijnafdelingen van de organisatie. Als de gebruikers daar analyses willen doen, moet je een tool hebben die niet te ingewikkeld is. En dat is Power BI”, meent Gerald.

Standaard
In de migratiefase werken de kerngebruikers van de afdelingen al met Power BI. De ervaringen tot nog toe zijn positief. “De collega’s staan met Power BI voor een deel zelf aan het roer om te bepalen wat ze aan data willen zien, en zitten zelf aan de knoppen. Door deze praktijk en positieve ervaringen ‘verkoopt’ het systeem zich vanzelf en leert men de data te interpreteren en te vertalen naar hun werk. De verwachting is dat ook andere gebruikers weinig moeite zullen hebben om Power BI te adopteren”, verwacht Edwin.
De stap die CNS met behulp van Power BI maakt naar verdere standaardisatie vinden ze in Assen een goede ontwikkeling. “Wij zijn in automatisering voorstander van standaard boven maatwerk. Als de standaard goed genoeg is en aansluit bij de behoefte van collega-corporaties, heb je minder kosten en minder beheer dan bij maatwerk. Heel logisch.”

Data science
Onder het motto ‘ontdekken, leren, doen’ werkt de IT-afdeling in Assen ook aan een big data- platform, waarin ze allerlei data verzamelt en combineert met betrekking tot de Klant- en Leefomgeving. Edwin legt uit: “Zowel interne als externe data is nodig in ons streven om onze huurders en ons bezit goed te kennen. Wat zou je bijvoorbeeld moeten weten om de huurder centraal te stellen en optimaal te bedienen? Dan heb je naast relevante gegevens over het vastgoed ook inzicht nodig in huurdersgegevens, hun wensen, behoeften en eventuele problemen. Met inachtneming van de privacy-gevoeligheden wil je die berg aan data toegankelijk en inzichtelijk maken. In ons geval plotten we met behulp van een visualisatietool ons bezit in het werkgebied om daar vervolgens data aan te koppelen over huurders, de leefomgeving en het vastgoed. Zo krijg je datalagen die je bij analyse wilt combineren om inzichten te verkrijgen. Daarmee maken we naast onderbuikgevoel en professionele inschatting, ook beter gebruik van meer feitelijke informatie op basis van data. Data-analyse kan ons bijvoorbeeld helpen om de mutaties beter te voorspellen en doorstroming van ons woningaanbod te bevorderen.”
Wat Edwin in dit verband goed vindt, is dat CNS inmiddels ook een medewerker heeft aangenomen die als data scientist een bijdrage kan leveren aan de ontwikkeling en analyse van data. “We hebben met haar afgesproken met ons te gaan ontdekken waar we elkaar kunnen versterken. Denk vooral met ons mee, hebben we gezegd.”

Van leren en doen naar resultaat
Over een jaar weten Edwin Miedema en de deelnemers aan het interne Datalab beter waar ze staan met het gebruik van data en welke winst dat oplevert voor de werkprocessen. Het Datalab is de proeftuin waarin Actium met big data en het gebruik van nieuwe technologie experimenteert. De inzet en verwachting is dat men vanuit het Datalab concrete tussenresultaten kan laten zien. Edwin: “We kunnen vast ook smakelijk lachen straks om een paar denkfouten of uitglijders. In onze aanpak die op ondernemerschap en durf is gebaseerd, mag je fouten maken als je er maar van leert. Misschien dat we in het voorspellen van data ergens een uitglijder gaan maken en ernaast zitten. Maar ik denk dat de kans op echte uitglijders toch klein is, omdat we in onze aanpak en met de vakexpertise van Klant, Vastgoed en Staf steeds doordachte en behapbare stappen met elkaar zetten.”

Vernieuwend
Het komende jaar zal ook veel energie worden gestoken in het aansluiten van de organisatie op de nieuwe data-ontwikkelingen. “De digitale transformatie gaat in hoog tempo, en er komt in een kort tijdsbestek zo veel op ons af, dat het begrijpelijk is dat het de organisatie soms duizelt”, zegt Edwin. “We moeten dus niet voor de troepen uitlopen maar iedereen van de 170 collega’s goed meenemen in het digitaliseringsproces. Inderdaad, in lijn met ons motto ‘ontdekken, leren, doen’. En als je echt vernieuwend wil zijn, wat Actium in een van haar drie organisatiepijlers zegt, moet je de bestaande ziens- en werkwijzen ook durven loslaten.”

16 april Kennissessie CNS tijdens CorporatieGids LIVE

Op 16 april kun je deelnemen aan onze kennissessie ‘De Data- en Kwaliteit gedreven corporatie’ tijdens CorporatieGids LIVE.

Binnen woningcorporaties groeit de hoeveelheid data die wordt verzameld en de wens deze slim in te zetten voor een zo efficiënt mogelijke bedrijfsvoering. Strategische besluitvorming, kwaliteit van dienstverlening en innovatieve inzichten gebruikmakend van kwalitatief goede data. Jasper Meekels, teamleider BI van Stadgenoot neemt u mee in hoe zij de optimale inzet van data hebben belegd in de organisatie en welke resultaten dit Stadgenoot als data- en kwaliteit gedreven corporatie heeft opgeleverd.

Inschrijven kan via https://www.corporatiegids.nl/nl/corporatiegids_live/aanmelden. Wij starten om 13.15 uur!

Datakwaliteit – hoe staan we ervoor in 2019?

“De datagedreven woningcorporatie”, “gebruik van Big data” en “met Artificial intelligence leegstand voorspellen of onderhoud stroomlijnen”. Zomaar een aantal veelgehoorde termen en activiteiten die we vaak tegenkomen bij woningcorporaties. De daadwerkelijke waarde hiervan is echter afhankelijk van de mate waarin de organisatie haar eigen data (structureel) op orde heeft. Zolang de interne datakwaliteit nog te wensen overlaat blijven de vervolgprocessen gebaseerd op deze gebrekkige informatie met foutieve aannames (of extra ad-hoc-inspanning ter correctie) tot gevolg!

Afgelopen jaar bleek dat hier nog veel te winnen valt. Binnen woningcorporaties spelen diverse projecten om de interne datakwaliteit te verbeteren en dit ook te borgen binnen de bedrijfsprocessen. Ook binnen Aedes is hiervoor een project opgezet. Wat zijn we het afgelopen jaar tegengekomen en wat is de verwachting voor het huidige jaar?  

Data-op-orde projecten
Afgelopen jaar zijn we bij diverse woningcorporaties betrokken geweest bij datakwaliteitprojecten. Bij een aantal organisaties draaide het vooral om het data-op-orde brengen voor een of meerdere bedrijfsdomeinen. Het gevoel dat er data-issues zijn, leefde sterk. Vragen kwamen naar boven zoals: zijn de klantgegevens wel volledig en up-to date, zijn de datavelden achter de woningwaardering wel correct of hebben al onze woningen wel de juiste WWS-punten? Maar dat er structurele data-issues zijn en waar ze precies zitten is niet altijd bekend. Dit onderbuikgevoel geeft wel voldoende reden om over de datakwaliteit te mopperen; zeker wanneer iemand binnen zijn of haar functie afhankelijk is van goede data maar de data zelf niet invoert. In dit geval kan deze medewerker de data controleren en eventueel in een eigen lijstje gaan corrigeren of aanvullen. De bron wordt echter niet gecorrigeerd of aangevuld. Op deze wijze ontstaan er allerlei lijstjes en dus verschillende waarheden.

Voor 4 woningcorporaties hebben we vorig jaar een nulmeting op hun datakwaliteit uitgevoerd. Het meten van de huidige datakwaliteit geeft een compleet beeld en beoordeling van alle belangrijke datavelden van een of meerdere domeinen. Uiteindelijk mondt de nulmeting uit in een rapportcijfer. Dit rapportcijfer is de start van het actieplan. Allereerst maakt het de organisatie bewust van hun eigen datakwaliteit en geeft het pragmatische handvatten om deze kwaliteit naar een hoger plan te tillen. Echter, verbeteren van de datakwaliteit is één, maar hoe moet hierop gestuurd worden in de toekomst?

Daarnaast zijn we ook datakwaliteitsprojecten tegengekomen waarbij het bovenstaande vraagstuk al aan de orde kwam. Hoe houden we, indien de datakwaliteit op het gewenste niveau zit, de data goed? Een eenmalige verbeterronde moet uiteraard niet het eindpunt zijn. Na verloop van tijd zakt de datakwaliteit waarschijnlijk weer richting het oude niveau. Een van de verbeterpunten die we aangedragen hebben, is om de nulmeting continue te herhalen (monitoring van de datakwaliteit). Het monitoren heeft als groot voordeel dat er trendlijnen ontstaan en er dagelijks, wekelijks of maandelijks over gerapporteerd kan worden. De verbetering van de datakwaliteit wordt zichtbaar gemaakt en kan gezamenlijk worden gevierd. Tevens kan er direct worden geschakeld met de betreffende medewerker indien er weer nieuwe fouten ontstaan. Bij drie woningcorporaties hebben we in 2018 onze monitortool (DQ monitor) geïmplementeerd en bij hen is de datakwaliteit sindsdien aanzienlijk verbeterd.

Naast de nulmeting en monitor-tooling is het ook goed om de werkwijzen en processen uit te werken zodat het data-assets beheer gewaarborgd wordt. Dan hebben we het over data governance. Dit vereist een combinatie van mensen, regels en procedures voor het formele databeheer.

Data Governance is de formele orchestratie van mensen, processen en technologie om een organisatie in staat te stellen data als een bedrijfsmiddel te gebruiken.”

(The MDM Institute). Met de datagedreven woningcorporatie komen we terug bij het begin van dit artikel. Dat doel kan alleen worden gehaald wanneer stap voor stap de data governance wordt verbeterd. En dit vereist een bredere focus dan alleen de data zelf.

CNS biedt dit jaar (naast de nulmeting en monitoring) een volwassenheidsscan aan waarbij er, naast de datakwaliteit, ook gekeken wordt naar de processen en organisatie (zie figuur hierboven). Om een datagedreven woningcorporatie te worden, dient in ieder geval de volwassenheidsfase “beheerd” te worden bereikt.

Best Practice
Omdat we veelal dezelfde issues tegenkomen bij woningcorporaties werken we gezamenlijk met onze klanten aan een best practice “data op orde”. Begin 2019 starten we met een periodieke gebruikersdag datakwaliteit waar we onder andere deze best practice gaan uitwerken. Geïnteresseerd in deze best practice, in een nulmeting of volwassenheidsscan? Neem contact op met: sales@cns.nl of 088-3880005